Les archives des communes et des établissements hospitaliers sont soumises au contrôle scientifique et technique de l’État, exercé au niveau départemental par le Préfet et le Directeur des Archives départementales. 

- Les communes et les hôpitaux ne peuvent éliminer leurs documents sans l’autorisation du Directeur des Archives départementales agissant au nom du Préfet. 
- Les communes de moins de 2000 habitants déposent aux Archives départementales les documents d’état civil de plus de 120 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis plus de 30 ans et tout autre document d’archives papier de plus de 50 ans. 
- Les communes de plus de 2000 habitants peuvent procéder librement à un dépôt.
- Les communes restent propriétaires des documents déposés, dont la conservation, le classement et la communication au public sont pris en charge par les Archives départementales.
- L’effort financier et technique ainsi réalisé par le Département permet d’assurer les meilleures conditions de conservation et de communication aux communes.
- Les établissements hospitaliers doivent déposer leurs archives de plus de 100 ans, les documents médicaux ayant subi un tri au préalable. 

Les communes doivent produire un récolement de leurs archives.

Récolement 2014 :
Instruction

Les communes doivent trier régulièrement leurs documents et proposer des éliminations à l’aide d’un bordereau d’élimination à la signature du Maire et du Directeur des Archives départementales. 

Consulter l'instruction de 1993 (communes)
Consulter la charte d'archivage des communes (2009)
Télécharger le bordereau de demande de visa d'élimination
Consulter des exemples de bordereaux complétés